オフィスの電話対応の大事さ
新卒で入社した会社で、一通りのビジネスマナーを習いました。ビジナスマナーと言っても、敬語の使い方や電話の受け方などの一般常識も含まれていました。
また、社会人としての心構えなどを座学で勉強することもありました。
今思えば、この研修も役に立っているかもしれないと思っています。
オフィスでの電話の受け方というのは、普段お家での電話の受け方や携帯電話での受け方とは違います。
会社の窓口として、一番初めに声を聴く場所であり、会社の雰囲気などを一瞬にして感じることが出来る部分ですので、たかが電話対応されど電話対応で、大変重要です。
まず、電話対応で重要なのは声のトーンです。
そのオフィスの第一印象が、テンションが低い声では台無しになってしまいます。
いつもよりも少し高めの声で対応します。
はっきりハキハキと対応し、分からない事があれば、その旨を伝えて折り返しの電話をするのか、そのまま別の人に交代するのかは、瞬時に判断します。
電話対応で一番やってはいけないのは、相手をお待たせしてしまうことです。
誰でも一度は経験があるのではないでしょうか。保留音が流れていて一向に相手が出なくて、電話を切ってしまおうかとイライラしてしまいます。
このような気持ちにさせない為にも、時間がかかりそうならば折り返しのお電話をすることをお勧めします。
その際には、きちんとお名前と折り返しをする電話番号などを聞いておきます。
間違いのないように、確認することも怠らぬようにすると、相手も安心出来ます。
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